Bedrifter rutinemessig beholde kopier av korrespondanse og notater. Far til ofte, men har de ikke utvide denne praksisen til e-post korrespondanse. E-post korrespondanse er ingen annen deretter din normale papirarbeid. Du må beholde kopier av alt for å beskytte din bedrift i alle rettssaker.
Foreløpig er bare banker og megler-forhandlere forpliktet til å beholde e-post og instant messaging dokumenter i tre år under US Securities and Exchange Commission regler. Begynnelsen av juli 2006 skal alle offentlige virksomheter også bli pålagt å gjøre dette under Sarbanes-Oxley Act.
Til tross for disse lovene, bør den tilpassede og praksis være å beholde kopier av all e-post korrespondanse. E-post er vurdert bevisene og domstoler er hamring næringsdrivende som ikke opprettholder e-poster. Dommere er ofte kjennelse at unnlatelse av å opprettholde og produsere e-poster betyr at virksomheten i spørsmålet gjemmer seg viktige bevis.
I den siste Perelman v. Morgan Stanley søksmål, ble en dommer avgjørelse på svikt i Morgan Stanley til å produsere e nøkkelfaktor i utstedelse av $ 1450000000 dommen. Basert på unnlatelse av å produsere e-poster, utstedt Dommer Elizabeth Maass en pretrial kjennelse som effektivt funnet Morgan Stanley konspirerte for å svindle Perelman i en 1998 avtale. Morgan Stanley er ikke den eneste virksomheten tiltalte å ha dette problemet.
Sommeren 2004 ble UBS bank funnet av en dommer å ha "forsettlig ødelagt" e-bevis i en diskriminering tilfelle. UBS ble dømt til å betale kostnadene, og en jury returnerte $ 29 millioner dommen.
Epost politikk
For å beskytte virksomheten din, må du ha en prosedyre på plass for å opprettholde e-postkommunikasjon som genereres gjennom virksomheten. Unnlatelse av å holde disse postene kan føre til avgjørelser i rettssaker at din virksomhet med vilje ødelagt bevis. Hvis dette skjer, kan dommeren gi betydelige økonomiske sanksjoner, automatisk finne deg ansvarlig eller ta andre sterke tiltak som sikrer en seier for saksøker. Som om en slik utvikling ikke er ille nok, det finnes en annen risiko knyttet til e-postkommunikasjon.
Opprettholdelse av e-postkommunikasjon, men kan ha en downside. Problemet oppstår selvsagt når en kommunikasjon inneholder uttalelser som er skadelige for din virksomhet. Ja, den velkjente catch-22 situasjon.
For å unngå slike katastrofer, må bedriften utvikle en klar policy på e-postkommunikasjon og trene alle ansatte til å overholde denne politikken. Ansatte må forstå virksomheten miljøet er ikke en der vitser, useriøse kommentarer og så videre bør gjøres i e-kommunikasjon.
No comments:
Post a Comment